TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB RESERVATIONIST HOTEL

Tanggung Jawab & Tugas Seorang Reservation di Hotel

Reservasi adalah suatu proses permintaan pemesanan kamar dan fasilitas lain yang diinginkan oleh calon tamu untuk periode tertentu. Seluruh permintaan pemesanan kamar ini akan ditangani oleh petugasreservasi dengan mempertimbangkan keberadaan kamar pada saat itu.

• Petugas reservasi harus mempunyai tugas dan tanggung jawab sebagai berikut :

1. Harus mengetahui dan mempunyai data-data akurat mengenai waktu kedatangan dan keberangkatan tamu, keadaan kamar, dan fasilitas-fasilitasnya. Kelengkapan data-data tersebut akan melancarkan kegiatan pelayanan pemesanan kamar, sehingga memberikan kenyamanan bagi tamu. 

2. Harus mengerti tanggung jawab dan tugas-tugas yang menjadi bagianya. Tugas tersebut harus dilakukan sesuai prosedur yang berlaku dan tidak merugikan perusahaan. Oleh karena itu seorang petugas reservasi harus memahami langkah-langkah kerja atau prosedur kerja (job description). 

3. Harus memberikan data-data akurat mengenai jumlah kamar yang kosong dan kamar yang terisi, hal ini untuk menghindari adanya over booking. Over booking adalah pemesanan kamar yang melebihi jumlah kamar yang tersedia. Petugas reservasi tidak boleh menolak permintaan pemesanan kamar, oleh karena itu petugas harus memiliki data-data akurat mengenai keadaan kamar hotel.

4. Petugas reservasi harus mengetahui kamar yang tersedia pada hari itu serta data yang akurat mengenai status kamar sehingga dapat langsung memberikan jawaban kepada calon tamu. 

5. Mengenal dan mengetahui tipe kamar dan harga tiap kamar. Hal ini digunakan sebagai dasar dalam mempromosikan jenis-jenis kamar kepada calon tamu. 

6. Mempersiapkan formulir-formulir yang diperlukan dalam pelayanan pemesanan kamar.

• Tugas Petugas Reservasi

Berikut ini adalah tugas petugas bagian reservasi. 

1. Membaca ‘log book’ log book adalah semacam buku catatan yang berisi hal-hal dan masalah-masalah yang memerlukan tindak lanjut dari petugas penerimaan tamu kelompok (shift) berikutnya. Catatan ini merupakan catatan penghubung dari shift yang satu ke shift yang lainya. Buku tersebut berisi tentang catatan tamu pindah kamar, tamu tanpa barang bawaan, serta persiapan yang belum selesai yang memerlukan tindak lanjut. 

2. Menghitung persediaan kamar (daily forecast) untuk kamar yang sudah terjual (hour in) atau kamar yang tersedia untuk dijual dan yang sudah dipesan (room available). 

3. Mempersiapkan peralatan kerja, yaitu formulir pemesanan (reservation form) dan slip lainya. 

4. Menerima pemesanan kamar baik melalui telepon, e-mail, telex, atau faksimili. 

5. Mengisi formulir pemesanan (reservation form). 

6. Membuat slip pemesanan (reservation slip). 

7. Menata rak pemesanan (reservation rack) dan tabel pemesanan (reservation chart).

8. Mengecek secara rutin hunian kamar pada malam hari (room night daily), tamu yang tidak datang, dan tamu yang membatalkan pemesanan. 

9. Menerima keluhan tamu (guest complain) dan meneruskan ke Chief Reservation. 

10. Menjalin dan membina hubungan kerja. 

11. Menghadiri rapat untuk pemberian informasi atau instruksi kerja (briefing).

12. Melakukan dokumentasi, korespondensi, reservasi dimana tamu tidak jadi datang (no show), menunda kedatangan (delayed postpone), membatalkan (cancelled) , dan check-in lebih awal (early arrival). 

13. Mempersiapkan segala sesuatu sesuai pesanan tamu, antara lain antar jemput tamu, jenis kamar, dan fasilitas lainya.

Kurang lebih seperti itulah tugas dan tanggung jawab Resevationist Hotel semoga artikel ini bisa membantu.