Fungsi Utama Seorang Supervisor

Fungsi Utama Seorang Supervisor

• Leading : Membina bawahan

• Controlling : Mengawasi bawahan

Fungsi seorang Supervisor adalah pengawasan dan koreksi yang terus menerus. Pendidikan dan demonstrasi yang tak pernah berhenti. Tujuannya adalah untuk meningkatkan kemampuan bawahan

Leading

Adalah pekerjaan yang dilakukan oleh seorang atasan untuk membuat anak buahnya melakukan statu action yang efektif

Mc.Gregor’s  - teori tentang Human Behaviour

Teori X:

1. Bahwa rata – rata orang tidak menyukai pekerjaan dan akan mencoba menghindarinya dimana bisa

2. Karena keengganan kerja diatas, sebagian besar orang harus dipaksa, diancam, digiring, dengan ancaman hukuman kalau mau menyuruh mereka mencapai sasaran

3. Rata – rata orang adalah memilih untuk digiring, menginginkan tanggung jawab yang sekecil mungkin dan mempunyai ambisi sangat rendah dan hanya menghendaki rasa aman.

Teori Y:

1. Kebutuhan untuk statu usaha kerja phisik dan mental sama alamiahnya dengan bermain – main maupun beristirahat. Pada dasarnya manusia tidak bisa dirata – rata tidak menyukai pekerjaan.

2. Tergantung pada kondisi – kondisi yang dapat di control, pekerjaan dapat menjadi sumber kepuasan (yang secara sukarela akan dilakukan) atau menjadi sumber hukuman (yang akan dihindari kalau bisa)

3. Satu janji atau komitmen untuk mencapai satu sasaran juga merupakan sebuah fungsi yang memberi imbalan bila dicapai sasarannya, imbalan tersebut berupa kepuasan diri dan pencapaian kebutuhan akan self actualisation (pengejawantahan diri)

4.  Rata– rata manusia belajar, dalam lingkungan yang baik, untuk tidak hanya menerima tetapi malah juga mencari tanggung jawab.

5. Kemampuan untuk mencobakan suatu gagasan yang tinggi, kreatif dan orisinil secara merata tersebar diantara kelompok manusia bukan cuma terbatas dalam kelompok – kelompok kecil.

6. Dalam kehidupan – kehidupan modern, kemampuan intellectual dari rata – rata manusia baru sebagian saja yang telah dimanfaaatkan.

Style Leadership

Sebuah style atau corak leadership ditentukan oleh karakteristik – karakteristik leadershipnya sendiri, kebutuhan anak buah dan situasi khusus pada suatu waktu . corak yang berlainan dapat efektif untuk orang yang berbeda – beda pula. Seorang pemimpin yang profesional tahu bagaimana dan menghadapi orang  macam apa dan kapan ia harus mengganti coraknya.

Aktifitas – aktifitas Leading

Deciding : Tugas seorang pemimpin untuk mencapai kesimpulan dan mengambil kebijaksanaan yang benar

Comunicating : Tugas seorang pemimpin untuk menciptakan saling pengertian dan pemahaman

Motivasi : Tugas seorang pemimpin untuk memberi inspirasi, mendorong dan mendesak anak buahnya supaya mau melakukan action yang dikehendaki

Selecting People : Tugas seorang pemimpin untuk memilih orang yang cocok buat posisi – posisi tertentu dalam organisasinya.

Developing People : Tugas seorang pemimpin untuk memperbaiki dan menyempurnakan pengetahuan, sikap dan ketrampilan anak buahnya.

Deciding

Type – type decision atau pengambil keputusan :

Decision Spontan:

Adalah pengambilan keputusan yang dilakukan secara naluriah, karenanya diambil atas dasar kebiasaan lama, bukan atas dasar analisa atau pemikiran yang mendalam.

Kejelekannya:

Mengikat dengan masa lalu, tidak cukup dasar falta dalam pengambilan keputusan, situasi masa kini tak akan sama dengan masa lalu, tidak secara sadar dicoba dicari keputusan yang lebih baik.

Decisión Rasional:

Yang didasarkan pada pendalaman studi yang sistematis dan analisa persoalan yang logis

Kebaikan – kebaikan

Falta – falta secara mendalam difahami dan dipertimbangkan, titik berat pada problem solving yang kreatif , pemakaian cara pendekatan dalam berfikir yang consisten, mengurangi kemungkinan keliru dalam decisión.

Decisión yang baik haruslah:

Tujuannya bisa dicapai: apakah decisión itu benar – benar merubah atau mengoreksi kondisi – kondisi yang menyebabkan terjadinya problem?

Kemungkinan untuk diterapkan : sebuah decisión yang baik harus memiliki kemungkinan untuk dapat diterapkan secara praktis di lapangan.

Dikuranginya akibat – akibat sampingan : sebuah decisión yang baik tidak menyebabkan terjadinya akibat – akibat sampingan yang negatif dimasa Semarang maupun dimasa yang akan datang

Proses berfikir yang logis:

Meskipun biasanya kemungkina  - kemungkinan jalan keluar dari suatu problem tersedia cukup banyak, kita harus berusaha mencapai atau menemukan jalan keluar yang paling bagus.

Dengan menggunakan proses berfikir yang logis, kita akan mampu meningkatkan pengambilan keputusan kita sehingga menjadi jalan keluar yang terbaik.

Proses berfikir yang logis terdiri dari 6 langkah:

1. Apa problem yang nampak?

Jangan memfokus atau memusatkan pandangan terlalu cepat. Apa yang nampak menjadi suatu problem barangkali hanya merupakan gejala, atau penyebab yang asli maíz terselubung dibalik gejala yang nampak itu.

Jangan segan – segan mencoba meneliti persoalan dari berbagai segi pandangan.

2. Apa saja fakta – faktanya? (dari problem tersebut)

Coba kumpulkan dulu semua faktanya, pengumpulan falta bisa dititik beratkan pada 5 hal yang paling penting:

Factor situasi (apa yang terjadi sebenarnya dan bagaimana persisnya terjadi)

Factor orang (siapa saja orang yang terlibat)

Faktor tempat (dimana problem itu terjadi)

Faktor waktu (Kapan problem tiu terjadi)

Faktor penyebab / causative (kenapa problem itu timbul)

Problem adalah apa yang kita harapkan dikurangi dengan apa yang sebenarnya menjadi kenyataan. Misalnya : target Rp. 100.000 tapi actual Rp. 80.000, problem adalah Rp. 100.000 minus Rp.80.000, yang Rp. 20.000 itulah yang disebut problem.

3. Apa problem yang sebenarnya

Ini paling penting dan karenanya harus benar – benar ditemukan, untuk menguji apakah sudah ditemukan problem yang sebenarnya: apa sasaran yang mau diperbaiki?. Apa standarnya yang bisa dipakai untuk ukuran pencapaian itu?, apakah kalau sasaran ini dicapai benar – benar hasilnya akan memberi kepuasan disaat sekarang maupun dimasa datang?. Apa problem – problem ikutan yang menyertai?

4. Apa pilihan – pilihan / alternative yang bisa disodorkan untuk memecahkan masalah: cobalah untuk kreatif, berpandangan yang maju kedepan, jangan hanya terikat kepada masa lalu.

5. Apa pilihan yang paling bagus diantara pilihan yang tersedia? : yang dengan persis bisa mengatasi problem yang sebenarnya, bukan hanya mengatasi gejala yang nampak dipermukaan.

6. Apa saja tindakan yang harus dilaksanakan: berikanlah urutan – urutan tindakan yang akan dilakukan secara terperinci, pertimbangkan soal batasan – batasan : peraturan – peraturan, program – program, jadwal – jadwal / kegiatan, budget.

Meskipun seorang pemimpin mungkin akan mendelegasikan tindakan – tindakan yang harus diambil kepada anak buahnya ia harus terus memberi follow up untuk melihat apa tindakan itu benar – benar dilakukan.

Pemakaian proses berfikir yang logis

Untuk diri sendiri

Untuk atasan (dalam memberi petunjuk kepada anak buah untuk mengatasi suatu persoalan)

Untuk bawahan (bila ingin mengajukan usul – usul atau rekomendasi kepada atasannya)

Untuk anggota komite atau panitia (yang mungkin dibentuk dalam menangani problem yang besar)

Comunicating

4 Unsur utama dalam komunikasi adalah:

Asking : bertanya

Telling : memberitahu

Listening : mendengarkan

Understanding : memahami

Asking (bertanya)

Imformasi yang tidak lengkap bisa menghambat pemahaman. Seorang pemimpin harus menanyakan kepada yang lain mengenai imformasi yang dibutuhkan, tidak usah menunggu diberitahu, harus aktif bertanya

Telling (memberitahu)

Sebelum seorang pemimpin dapat memberikan pemahaman, ia harus memberitahukan dulu pesan – pesan / pendapat – pendapatnya.Telling ini mempunyai 4 dimensi: Kepada diri sendiri, Kepada bawahan, Kepada Atasan, Kepada teman sejawat yang selevel.

Listening (mendengarkan)

Mendengarkan merupakan proses awal dari proses belajar, jangan melakukan filtering (menyaring) yaitu mendengarkan yang bagus – bagus saja dan tak mau mendengarkan yang tidak sedap, seorang pendengar yang baik dan terlatih dapat menangkap 2 x isi pembicaraan yang didengar dari pada pendengar yang tidak terlatih.

Understanding ( memahami)

Aspek yang paling penting dari komunikasi dan yang justru paling sering dilupakan adalah memahami yang artinya berbagi pengertian, dalam kebanyakan komunikasi selalu ada pengertian yang logis dan yang emosional, seorang pemimpin harus mampu mendengar dan membaca tidak hanya yang tersurat atau yang terucap tetapi juga yang ada dibaliknya.

Teknik – teknik berkomunikasi

Mengerti dan ketahui dulu benar – benar apa yang akan dibicarakan

Fahami daya tangkap para pendengar, sesuaikan cara bicara dan istilah – istilah yang dipakai dengan kemampuan para pendengar.

Tariklah perhatian, ambil partisipasi mereka, masa kini lebih penting dari masa mendatang, jadi bicaralah dengan berpijak pada kemasa kini lebih dahulu, pertimbangkan kemungkinan sanggahan / keberatan dari para pendengar.

Buatlah supaya mereka mengerti

Pakailah bahasa yang sederhana dan kongkrit, kata – kata sehari – hari dan tidak muluk – muluk, potonglah menjadi bagian – bagian kecil yang mudah dicernakan setahap demi setahap, mintalah umpan balik tanyakan apa pendapat mereka dan apa mereka benar- benar sudah faham.

Coba ulang – ulang supaya tertanam diotak pendengar

Satu studi menunjukkan bahwa dalam 24 jam kita rata – rata sudah melupakan 25 % dari apa yang kita dengar, dan dalam seminggu 85 % sudah terhapus dari ingatan. Satu – satu cara supaya tidak dilupakan adalah dengan repetition 9selalu mengulang), repetition membuat orang tidak mudah lupa

Ada 4 tahapan untuk mengulang tanpa membuat bosan pendengar:

Sebelum mulai menjelaskan sebutkan dulu apa yang akan dibicarakan

Jelaskan apa yang harus dibicarakan

Simpulkan kembali apa yang sudah dibicarakan

Minta mereka (pendengar) ganti menjelaskan apa yang baru mereka dengar

Terapkan dalam praktek

Kebiasaan akan muncul karena praktek, kebiasaan tidak akan bisa diperolah hanya dengan teori – teori tanpa praktek kerja lapangan, jadi setelah dijelaskan semua, carilah cara untuk dapat menerapkan semua didalam praktek.